Geschäftsmails auf Englisch: 5 praktische Hinweise

Eine Geschäfts-Email zu schreiben ist meist einfacher, als sich mit jemandem zu unterhalten, da Sie sich keine Sorgen über die Aussprache machen müssen. Zudem können Sie sich beim Verfassen Zeit lassen. Es gibt allerdings einige Regeln, die Sie beim Schreiben einer Email beachten müssen. Hier sind einige Tipps, damit Ihre Emails garantiert einen guten Eindruck machen.

1. Kennen Sie die Fachausdrücke: Englische Emailprogramme nutzen viele Abkürzungen, und wenn Ihnen diese nicht geläufig sind, wird die Nachricht für Ihren Boss, in der Sie nach einer Lohnerhöhung fragen, vielleicht an das gesamte Büro gesendet!

"Reply to all" bedeutet, dass Ihre Email an jeden geht, der die ursprüngliche Email erhalten hat. Im Adressteil der Email sendet der "cc" (carbon copy)-Abschnitt Kopien der Nachricht an alle eingefügten Personen. Der "bcc"-Abschnitt ermöglicht es Ihnen, Kopien verdeckt zu senden - das b steht für "blind" (versteckt).

Wenn Sie jemand nach dem "forward" einer Email fragt, bedeutet das, eine Kopie der Email zu versenden. Das machen Sie mit Hilfe der Weiterleitungsfunktion, welche häufig mit "fw." abgekürzt ist.

2. Nutzen Sie die richtige Anrede: Auch wenn nichts dagegen spricht, eine Email an Ihren Freund mit "Hey" zu beginnen, sollten Sie das bei einem potenziellen Geschäftspartner unterlassen. Auch sehr formelle und traditionelle Phrasen wie "Dear Sir" werden immer weniger genutzt. Schreiben Sie lieber "Dear Mr. / Ms." und dann den Nachnamen der Person. Wenn Sie bereits ein Arbeitsverhältnis haben, können Sie auch den Vornamen verwenden (z.B. "Dear John").

3. Halten Sie sich kurz und klar: Während die Verwendung von wohl durchdachten und komplizierten Satzstukturen in anderen Sprachen durchaus Ihren Bildungsgrad zeigt, sollten Sie Ihre englischen Emails in einem klaren und einfachen Stil halten. Im ersten Absatz sollten Sie den Grund Ihres Schreibens deutlich machen. Formulieren Sie einleitende Sätze für jeden Abschnitt. Verwenden Sie Wörter wie "first, second, next, and finally", um dem Leser die einzelnen Punkte darzustellen. Sie müssen in Ihrer Email nicht auf alle Details eingehen. Als Abschluss können Sie immer eine Floskel wie "If you have any other questions please feel free to contact me." benutzen, was den Leser auffordert, nach zusätzlichen Informationen zu fragen.

4. Seien Sie höflich und taktvoll: Selbstverständlich ist es gut, sich klar auzudrücken, wenn Sie in Ihrer Email nach etwas fragen, sei es nach einem Preisnachlass auf eine Schiffsladung Schuhe oder nach einem Vorstellungstermin. Sie sollten jedoch fordernde Worte wie "I want" vermeiden. Verwenden Sie lieber ein respektvolles "I would like". "I am interested in" ist eine gute Wahl, wenn Sie eine Anfrage machen oder Ideen vorstellen.

5. Das richtige Ende finden: "I am looking forward to your reply," "Thank you," or "Sincerely" sind gute Phrasen, um eine Email zu beenden und einen guten Eindruck zu hinterlassen.